Retningslinjer for leverandører til Norwegian Property gruppen

Norwegian Property gruppen (NPRO) består av Norwegian Property ASA og alle dets heleide selskaper. Norwegian Property gruppens retningslinjer for leverandører bygger på gruppens etiske retningslinjer og retningslinjer for samfunnsansvar.

1. Formål

Norwegian Property skal i alle ledd drive en forsvarlig, etisk og sunn forretningsdrift der det stilles strenge krav til leverandører ved innkjøp av varer/tjenester og deres innvirkning på miljøet og samfunnet. Vi har retningslinjer og prinsipper for følgende områder:

• Menneskerettigheter
• Arbeidstakerrettigheter og sosiale forhold
• Det ytre miljø og klima
• Bekjempelse av korrupsjon

Retningslinjene bygger på de tre dimensjonene innenfor bærekraft: Sosiale aspekter, miljø og økonomi.

2. Prinsipper

Disse retningslinjene er utarbeidet for å tydeliggjøre hvilke forventninger Norwegian Property har til sine leverandører av varer og tjenester, og det forutsettes at alle som inngår en avtale om salg av varer og tjenester til Norwegian Property også forplikter seg til å etterleve disse retningslinjene. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle en avtale, er leverandøren forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører.

Der hvor nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden alltid gjelde.

Retningslinjene skal sikre at Norwegian Property og leverandører vi handler med ivaretar og respekterer grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og levering av tjenester. Norwegian Property vil ved valg av leverandører vurdere sosiale og miljømessige standarder, i tillegg til andre faktorer. Leverandørens etterlevelse og demonstrerte vilje til å arbeide for forbedringer i forhold til de etiske retningslinjene satt i dette dokumentet, vil bli tatt med i vurderingen ved valg av leverandører. Følgende punkter vil tas særlig hensyn til og det forventes at leverandøren:

• Følger loven og etablerte arbeidslivsstandarder
• Ikke utnytter barn eller andre svake parter som arbeidskraft
• Ikke diskriminerer
• Respekterer og sikrer menneskerettighetene
• Hindrer skade på miljø som følge av virksomheten
• Reduserer klimagassutslipp

3. Retningslinjer

Leverandører av produkter og tjenester til Norwegian Property skal:

• Arbeide for å fremme internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold som blant annet følger av:
  FNs menneskerettighetserklæring fra 1948
  FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966
  FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966
  FNs konvensjon om barns rettigheter fra 1989
  ILOs åtte kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet:
  
  • Nr. 29 om tvangsarbeid
  • Nr. 87 om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten
  • Nr. 98 om retten til å organisere seg og til å føre kollektive forhandlinger
  • Nr. 100 om lik lønn for menn og kvinner for arbeid av lik verdi
  • Nr. 105 om avskaffelse av tvangsarbeid
  • Nr. 111 om diskriminering i sysselsetting og yrke
  • Nr. 138 om minstealder for adgang til sysselsetting
  • Nr. 182 om forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid
  
  
• Innenfor sin virksomhet arbeide for å fremme likestilling, hindre diskriminering av noen art, for eksempel på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, og søke å hindre trakassering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold. Respekt for individet er grunnleggende, og alle skal behandles med verdighet og respekt.
• Følge etablerte arbeidslivsstandarder og retten til å organisere seg. alle krav nedfelt i relevant lovgivning skal følges.
• Tillate at ansatte organiserer seg.
• Tilstrebe arbeidsmetoder som sikrer gode arbeidsforhold med høye krav til helse, miljø og sikkerhet.
• Ikke benytte barn under 15 år som arbeidskraft, og ved bruk av unge over 15 år skal det skje på en måte som ikke svekker deres utdannings- og utviklingsmuligheter. Derimot oppfordres leverandører til å gi unge muligheter, f.eks. gjennom å benytte lærlinger på oppdrag for Norwegian Property.
• Sørge for at tvangsarbeid ikke forekommer og at alle ansatte har en anstendig lønn.
• Søke å forhindre eller redusere uønskede miljøpåvirkninger. Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal alltid overholdes.
• Prioritere miljøvennlige materialer, gjenbruk og løsninger som reduserer energibruken og klimagassutslipp.
• Ta avstand fra korrupsjon, bestikkelser eller andre forhold som hindrer fri konkurranse. Norwegian Property sine ansatte har fått instrukser om ikke å ta imot dyre gaver eller tjenester fra leverandører, eller delta på turer eller arrangementer betalt av leverandør. Ansatte i Norwegian Property skal heller ikke benytte seg av selskapets leverandører i privat sammenheng, med mindre dette er godkjent av leder.
• Ikke bruke Norwegian Propertys eiendeler til egen fordel. Man må heller ikke ta med seg selskapets eiendeler når avtale opphører. Dette gjelder også immaterielle eiendeler, slik som opphavsrett og åndsverk.
• Behandle alle personopplysninger man får tilgang til ved inngåelse av avtale i henhold til det til enhver tid gjeldende personvernsregelverket. Opplysningene skal kun benyttes i henhold til det formålet de ble hentet inn for, og de skal slettes når det ikke lenger er bruk for dem.
• Norwegian Property opererer i Norge i henhold til norsk lov og det forutsettes at våre leverandører driver sin virksomhet i henhold til juridiske og lovbestemte pålegg i Norge.

4. Rutiner hos leverandør

Gode rutiner og organisering er sentralt for implementering og overholdelse av etiske retningslinjer. Norwegian Property forventer derfor at leverandøren har systemer /rutiner som støtter implementeringen av disse. Det forutsettes derfor at:

• Leverandøren skal utpeke en person som ansvarlig for implementering av retningslinjene i egen virksomhet
• Leverandøren skal gjøre retningslinjene kjent i alle relevante deler av sin organisasjon
• Leverandøren skal innhente samtykke fra Norwegian Property før produksjon eller deler av produksjon settes ut til en underleverandør/kontraktør der dette ikke er avtalt på forhånd.
• Leverandøren skal kunne gjøre rede for hvor varer som er bestilt av Norwegian Property blir produsert, og at det ikke har forekommet brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i produksjonen av varene. Videre kan Norwegian Property kreve at leverandøren redegjør for sitt arbeid med å forhindre, begrense og stanse negative virkninger på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og forbeholder seg retten til å kunne bruke denne informasjonen for å oppfylle sine plikter etter åpenhetsloven, herunder besvare informasjonsforespørsler og redegjøre for egne aktsomhetsvurderinger. Deling av informasjonen vil bli gjort i tråd med åpenhetslovens regler og til enhver tid gjeldende personvernregler.
• Leverandøren forventes å levere tall til klimagassregnskapet som omfatter utslipp knyttet til sin produksjon av tjenester, innkjøpte varer og transport av varene. Som et minimum forventes det at man kan levere en oppstilling over mengde materialer som er medgått, med tilhørende EPD’er der det er tilgjengelig.
• Leverandøren skal melde seg inn i Startbank når Norwegian Property ber om det.
• Leverandører i byggeprosjekter forventes å kunne vise frem følgende dokumentasjon for alle arbeidstakere tilknyttet prosjektet, og være forberedt på eventuelle uanmeldte stikkprøver:
  • Kopi av HMS kort
  • Kopi av arbeidsavtaler
  • Kopi av timelister for arbeider gjennomført i den gitte perioden
  • Kopi av lønnsslipper for arbeider gjennomført i den gitte perioden

5. Oppfølging av leverandør

Leverandøren skal søke å etterleve disse etiske retningslinjene i egen virksomhet, samt bidra til etterlevelse hos sine underleverandører. På oppfordring fra Norwegian Property skal leverandøren stille seg villig til å dokumentere at dette skjer ved en eller flere av følgende måter:

• Egenerklæring fra leverandør og eventuelt underleverandør
• Oppfølgingssamtaler med Norwegian Property
• Kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted, utført av en uavhengig part, Norwegian Property eller den Norwegian Property bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på relevant produksjons- eller tjenesteleveringssted
• I tilfelle kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.

6. Brudd på retningslinjene

Ved brudd på de etiske retningslinjene vil Norwegian Property kreve forbedring av de påpekte forhold innen rimelig tid. Norwegian Property forbeholder seg retten til å heve avtalen ved vesentlige brudd på retningslinjene eller ved manglende forbedring.

Leverandøren plikter å informere Norwegian Property om eventuelle brudd på de etiske retningslinjene, og presentere en plan for hvordan det skal arbeides for å komme i overensstemmelse med retningslinjene. Denne planen må være akseptert av Norwegian Property for at avtalen mellom partene skal fortsette.

7. Varsling

Norwegian Property ønsker at eventuelle kritikkverdige forhold i virksomheten kommer frem i lyset, slik at det kan iverksettes tiltak mot forholdet. Både egne ansatte og leverandørers arbeidstakere oppfordres til å varsle dersom de oppdager slike forhold. Varsel kan sendes til info@npro.no.